(artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – “GDPR”, e D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018)
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a) gestione della richiesta di informazioni e della prenotazione — effettuata di persona, telefonicamente o tramite il sito web — ivi comprese le misure precontrattuali da Lei richieste e, in caso di conferma, l'esecuzione del contratto — base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali/contrattuali (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR); il conferimento è necessario e non richiede consenso;
b) adempimento di obblighi amministrativi, contabili e fiscali — base giuridica: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR); il conferimento è necessario e non richiede consenso;
c) personalizzazione del soggiorno e servizi aggiuntivi di customer care (es. area riservata per la gestione delle preferenze) — base giuridica: consenso dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR); il conferimento è facoltativo;
d) invio di comunicazioni promozionali e di marketing (es. newsletter, offerte) relative a servizi e iniziative del Titolare — base giuridica: consenso dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR); il conferimento è facoltativo e distinto dal consenso di cui alla lett. c);
e) trattamento di categorie particolari di dati (dati “sensibili”), qualora da Lei volontariamente comunicati per specifiche esigenze (es. allergie, disabilità) — base giuridica: consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a, GDPR); il conferimento è facoltativo e finalizzato esclusivamente a soddisfare la richiesta specifica.
Il mancato conferimento dei dati di cui al punto 3, lett. a) e b), comporta l'impossibilità di dar seguito alla richiesta di prenotazione o di adempiere agli obblighi di legge. Il rifiuto del consenso per le finalità di cui alle lett. c), d) ed e) non pregiudica in alcun modo la fruizione del servizio principale di prenotazione/soggiorno.
Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei, informatici e telematici — inclusi il sistema gestionale della struttura (PMS) e il motore di prenotazione online — con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, nel rispetto delle misure tecniche e organizzative previste dagli artt. 24 e 32 del Regolamento UE 2016/679.
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I dati raccolti per la gestione della richiesta e della prenotazione sono conservati per il tempo necessario a tale scopo e comunque non oltre la fine della stagione turistica di riferimento, salvo diverso accordo tra le parti. I dati necessari all'adempimento di obblighi contabili e fiscali sono conservati per il periodo previsto dalla normativa di settore (di norma 10 anni). I dati trattati sulla base del consenso (punto 3, lett. c, d, e) sono conservati sino alla revoca del consenso stesso.
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